Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Anleitung & Pflichtangaben
Ein Bewirtungsbeleg dokumentiert ein geschäftlich veranlasstes Essen, damit das Finanzamt die Kosten als Betriebsausgabe anerkennt. Damit der Abzug klappt, müssen alle Pflichtangaben vollständig und der Anlass konkret benannt sein. So füllst du den Beleg korrekt aus.
Aktualisiert: Mai 2026
Was gehört auf einen Bewirtungsbeleg?
Der Bewirtungsbeleg ergänzt die Restaurantrechnung um die steuerlich geforderten Angaben. Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte genügt die maschinell erstellte Rechnung, ergänzt um Anlass und Teilnehmer. Folgende Angaben müssen erfasst sein:
- Ort und Tag der Bewirtung
- Namen aller bewirteten Personen – inklusive Gastgeber:in
- Konkreter geschäftlicher Anlass der Bewirtung
- Höhe der Aufwendungen (inklusive Trinkgeld)
- Bei Bewirtung außerhalb einer Gaststätte: Unterschrift des/der Bewirtenden
Schritt für Schritt ausfüllen
- Restaurantrechnung sichern – maschinell erstellt und registriert, am besten direkt digital erfassen.
- Datum und Ort prüfen: Beides steht meist schon auf der Rechnung.
- Teilnehmer notieren: alle Personen namentlich, dich selbst eingeschlossen.
- Anlass konkret formulieren (siehe unten) – nicht nur „Geschäftsessen“.
- Gesamthöhe inklusive Trinkgeld festhalten; Trinkgeld idealerweise auf der Rechnung quittieren lassen.
- Zeitnah erstellen und unterschreiben bzw. digital bestätigen.
Beispiel für einen konkreten Anlass
Der häufigste Grund für eine Streichung durch das Finanzamt ist ein zu allgemeiner Anlass. Formulierungen wie „Geschäftsessen“, „Kundenpflege“ oder „Arbeitsessen“ genügen nicht.
Statt „Geschäftsessen“: „Besprechung Angebot Website-Relaunch mit Kunde Mustermann GmbH“ oder „Abstimmung Rahmenvertrag 2026 mit Lieferant XY“.
Häufige Fehler vermeiden
- Nur den Kassenbon aufheben – ohne ergänzte Pflichtangaben reicht er nicht.
- Anlass zu vage formulieren.
- Teilnehmer unvollständig oder ohne Namen angeben.
- Beleg erst Monate später aus dem Gedächtnis ausfüllen statt zeitnah.
- Verblasstes Thermopapier – digitalisiere den Beleg sofort.
Mit Fiscara fotografierst du den Beleg, die KI liest Betrag, Datum und Restaurant aus und prüft, ob alle Pflichtangaben gesetzt sind – so vermeidest du genau diese Fehler.
Häufige Fragen
Muss ich den Bewirtungsbeleg unterschreiben?
Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte gehören Anlass und Teilnehmer auf die Rechnung; eine gesonderte Unterschrift ist hier in der Regel nicht zwingend. Bei einer Bewirtung außerhalb einer Gaststätte ist ein eigenhändig unterschriebener Eigenbeleg erforderlich. Bei digitaler Erfassung tritt eine elektronische Bestätigung an die Stelle der Unterschrift.
Bis wann muss der Bewirtungsbeleg ausgefüllt werden?
Zeitnah. Die Angaben zu Anlass und Teilnehmern sollten kurz nach der Bewirtung gemacht werden, solange die Details präsent sind. Wochen- oder monatelanges Warten erhöht das Risiko, dass das Finanzamt den Abzug nicht anerkennt.
Zählt das Trinkgeld zu den Bewirtungskosten?
Ja, Trinkgeld gehört zu den Bewirtungsaufwendungen. Lass es möglichst auf der Rechnung vermerken oder quittieren, damit es nachgewiesen ist.
Dieser Ratgeber liefert allgemeine Informationen und ersetzt keine Steuerberatung. Maßgeblich ist die individuelle steuerliche Würdigung durch deine:n Steuerberater:in.