Eigenbeleg für Bewirtung: wann er reicht und wie er aussieht
Fehlt eine Drittrechnung oder ist sie unvollständig, kann ein Eigenbeleg als selbst erstellter Ersatzbeleg dienen – er ist jedoch die Ausnahme, nicht die Regel. Das Finanzamt prüft Eigenbelege strenger als ordentliche Rechnungen, und bei der Gaststättenbewirtung ersetzt er die maschinell erstellte Rechnung grundsätzlich nicht.
Aktualisiert: Juni 2026
Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstelltes Dokument, das einen fehlenden oder unvollständigen Fremdbeleg ersetzt. Er dient dazu, einen betrieblichen Aufwand nachzuweisen, wenn keine externe Rechnung vorliegt. Da du als Aussteller:in und Empfänger:in in einer Person handelst, prüft das Finanzamt Eigenbelege deutlich kritischer als Rechnungen von Dritten.
Eigenbelege sind bei der Bewirtung nur in engen Ausnahmefällen zulässig – sie gelten als letztes Mittel und sollten so selten wie möglich eingesetzt werden.
Wann ist ein Eigenbeleg zulässig?
Bei einer Bewirtung außerhalb einer Gaststätte – etwa im Büro oder zu Hause – ist ein eigenhändig unterschriebener Eigenbeleg mit Angabe von Anlass und Teilnehmer:innen ausdrücklich erforderlich. Dort existiert keine maschinell erstellte Restaurantrechnung, daher übernimmt der Eigenbeleg die Belegfunktion vollständig.
Als Notlösung ist ein Eigenbeleg auch denkbar, wenn eine reguläre Rechnung nachweislich verloren gegangen ist. In diesem Fall solltest du zuerst versuchen, einen Duplikatbeleg beim Restaurant anzufordern. Für die Gaststättenbewirtung gilt: Der Eigenbeleg kann die maschinell erstellte und registrierte Kassenrechnung nicht ersetzen – das Finanzamt erkennt diesen Tausch in der Regel nicht an.
Diese Angaben sind Pflicht
- Tag und Ort der Bewirtung
- Namen aller Teilnehmer:innen inklusive Gastgeber:in
- Konkreter geschäftlicher Anlass der Bewirtung
- Höhe der Aufwendungen
- Datum und eigenhändige Unterschrift bzw. digitale Bestätigung
Grenzen des Eigenbelegs
Ohne ordnungsgemäße Rechnung eines Dritten ist der Vorsteuerabzug in der Regel nicht möglich, da die hierfür nötigen Rechnungsangaben fehlen. Bei einer Gaststättenbewirtung, bei der kein maschinell erstellter Beleg vorliegt, kann das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug kürzen oder vollständig streichen.
Liegt nur ein Eigenbeleg vor, kannst du die Umsatzsteuer daraus in der Regel nicht als Vorsteuer abziehen. Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Steuer voraus.
Häufige Fragen
Kann ich eine verlorene Restaurantrechnung durch einen Eigenbeleg ersetzen?
Als Notlösung ist das möglich, aber der Vorsteuerabzug entfällt in der Regel, da die Rechnungsangaben fehlen. Besser: Fordere zunächst einen Duplikatbeleg direkt beim Restaurant an.
Darf ich die Vorsteuer aus einem Eigenbeleg ziehen?
In der Regel nein. Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer voraus. Ein selbst erstellter Eigenbeleg erfüllt diese Anforderung nicht.
Brauche ich eine Unterschrift auf dem Eigenbeleg?
Bei Bewirtungen außerhalb einer Gaststätte ja – die eigenhändige Unterschrift ist Pflicht. Bei digitaler Erfassung tritt eine elektronische Bestätigung an ihre Stelle.
Dieser Ratgeber liefert allgemeine Informationen und ersetzt keine Steuerberatung. Maßgeblich ist die individuelle steuerliche Würdigung durch deine:n Steuerberater:in.